“Hz”智能会议签到系统简介

一、系统功能简介

“HZ”非接触卡会议签到系统是为国内各种大型会议提供可靠、高效、便捷的会议报到解决方案。该签到系统使得会议的组织者能够非常方便地实时统计该次大会的人员情况，包括应到会人数，现时实到人数，与会人员座位位置并向所有与会者发布。使与会人员进入会场时秩序井然，同时工作人员可将统计情况即时通过计算机网络向大会的组织者汇报，使大会主持人直观、即时了解大会情况，使每一个与会者即时能了解现时到会人数、所在代表团的情况。并可通过会场大屏幕发布大会主题、会议议程等内容。会议签到系统在整个会议的组织与安排上所起的作用无疑是非常巨大的。

“HZ”智能卡会议签到系统采用的远距离射频卡及近距离射频卡签到技术（用户可根据情况任选其中一种签到方式），同时可在射频卡表面印刷个性化人像及图案，使会议代表证卡合一，代表们通过读卡器时不用作任何动作，大大方便了代表们的签到过程，缩短了签到时间。

二、系统结构简介

本系统核心控制部分就是签到软件，“HZ”智能会议签到系统采用客户/服务器模式，特点是设计简洁、可移植与开放性好、可用性强和连接性好的特点，并具安全保护和抗病毒机制，且今后升级、扩充及选择应用软件的时有更多的灵活性。

客户／服务器是将一个应用分为两个部分，前端和后端。前端就是签到机工作站，当需要服务(如数据库服务)时，工作站调用后端的服务器数据。工作站完成界面的生成和刷新以及本地的工作，服务器以自己的处理机来实现工作站提交的任务，各司其责，发挥系统的处理能力。由于工作站通过网络向服务器提交的只是查询要求，而服务器通过网络向客户机传送的也只是查询结果，因此，网络负荷大大减轻，确保网络通讯畅通。

三、软件功能简介

3.1、“HZ”会议签到软件功能模块

   1、系统用户管理模块               2、人员资料管理模块

   3、会议数据管理模块               4、与会人员管理模块

   5、与会人员派位管理模块           6、签到实时显示管理模块

   7、手工签到实时认证管理模块       8、与会人员请假管理模块

   9、报表管理系统                   10、大屏显示/签到台管理系统

   11、主席台查询管理系统            12、后台会议室编辑器

   13、会议住房安排管理系统          14、会议数字录音管理系统

   15、数码相机联机即时拍照系统      16、证卡即时打印管理系统

   17、数据库证卡管理系统            18、会议资料领取管理系统

   19、座位查询管理系统              20、短信通知发布系统    

   21、网络多台电脑共享数据库

3.2、“HZ”会议签到软件功能

功能列项	功  能  描  述
一、系统用户管理：	可设置系统管理权限及添加及删除系统操作人员。
二、人员资料管理：	填制用户单位人员资料，数据库统计项可实现30～40个人员数据项统计，在实际应用中，各单位可根据自己实际需求，任意添加及删除人员数据统计项。在人员数据统计项中，可按各项数据资料进行分类统计。
三、会议数据管理：	填制及添加或删除各次会议信息，含：会议名称（可设置总会议及两级分会）、会议室、会议地点、会议开始时间、会议结束时间、会议报到时间、会议报道地点、最迟签到时间、会务联系人、会务联系电话、主办单位、协办单位、会议内容、会议编号等。
四、与会人员管理：	设置每次会议到会人员;可从其他会议到会人员表中复制到会人员数据、可针对突变状况编辑及修改到会人员资料、可再次确认与会人员发卡与否，确保到会人员签到成功、可逐个加入或定义分组加入及设置全体加入与会人员。
五、与会人员座位编排管理：	安排或改动与会人员座位，完全按照会议现场座位，并通过不同颜色显示，使会场座位情况、与会人员情况、已到会人员情况，图文并貌显示，一目了然。
六、会议签到管理：	可按会议室及与会人员安排，通过接收到会人员刷卡签到信息，变化与会人员座位颜色，全面了解会场设置、与会人员情况、到会人员情况等。显示类型：1、图像（座位编排型）显示、2、全屏幕数字显示（可连接投影或大荧幕显示器）3、按要求出签到报表
七、手工签到管理：	如因各种原因，与会人员到会签到时，可能无法用签到卡实施到会签到管理。此时，可通过会议工作人员实施手工签到，带人像识别验证功能。
八、与会人请假管理：	如与会人员因故临时不能参加会议，可设置与会人员请假管理：某人、什么原因请假、此人信息等可全面显示，便于会议管理者及时掌握请假人员信息。
九、报表生成管理：	针对会议签到情况，生成会议签到情况报表。签到报表可根据与会人员签到状况结合系统人员数据管理统计项进行各类会议签到统计，形成报表并打印。用户可按人员数据统计项任意提出各类统计项签到报表。
十、会议室编辑器（选配功能）	可随意编辑会议室座位图，此功能使客户能图形化及最直观的形象化的看到会议现场状况。
十一、与会人员住房管理（选配功能）	自由设置房号、可设置住房人员数、住房安排防冲突设置。住房图生成图形化。注：此为会议签到外会议管理事项，极大方便及简化会务管理人员对与会人员的住房安排。
十二、联机即时拍照系统（选配功能）	独特的数码相机连机拍摄功能，连接热升华证卡打印机，能即时制作会议签到卡。
十三、证卡管理系统（选配功能）	可根据各单位签到卡图案，结合数据库，自动生成每个人员签到卡图，便于客户签到卡管理。
十四、制卡/标签打印管理（选配功能）	可根据各单位签到卡图案，结合数据库，自动生成每个人员签到卡图，便于客户签到卡管理。连接热升华证卡打印机，能即时制作会议签到卡。
十五、会议信息通知发布系统（选配功能）	能通过系统即时发布会议召开信息、会议召开时间等信息；即时对未到会人员及迟到人员通过手机或网络针对性发布通知功能等。
十六、会议数字录音系统（选配功能）	实现无时间限制的数字会议录音功能。
十七、无线网络连接接口（选配功能）	可设置网络连接方式为无线连接模式。
十八、多用户版（选配功能）	可在一套系统内，实现多用户管理功能。
十九、个性化功能拓展	能针对客户个性化功能要求在最短时间内予以满足。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

“HZ”会议签到系统特点：

1、采用客户/服务器模式：即签到前台（前端）与服务器（后段）工作模式；图像及数据前后端同时存储，签到刷卡时，前端接受到信号，只需通过网络发送一简短效验码到后台效验，网络负荷大大减轻，通讯速度快，不会因传输文件大而造成系统传输堵塞而形成丢失数据等签到数据不准确的事故。

2、多前台数据实时采集：系统同时对多台签到机接收的不同代表信息进行实时采集和处理。实现代表出席登录、身份认证、统计、查询、检索等。报表结果以汉字形式打印输出。

3、签到时间少于0.1秒。

4、支持重叠、密集队列签到。

5、签到数据实时处理：签到结果实时动态显示，可实时显示代表姓名、照片、代表团等信息；可自动读出代表姓名及其他信息；并可以在其他网络终端查询签到信息。

6、系统稳定可靠，软件系统具有良好的人机界面，操作简单、方便。

7、工作证（会议签到）卡支持个性化印刷，并用作会议出席证、代表视察证。

8、系统支持无证代表的人工手动补签并能图像及人员各项属性对应效验功能。

9、签到卡芯片选用美国（德州仪器）或荷兰（飞利蒲）远距离智能卡原装芯片，可重复使用100万次，确保签到性能稳定。

10、签到机远距离射频感应模块选用英国产无线感应器，质量保证，性能稳定。

11、长距离卡与短距离卡兼容使用系统机制；系统可兼容远距离签到机与短距离签到机同时使用，与会代表无论远距离卡或短距离卡，系统内任意签到机均能刷卡完成任务。

12、繁杂及破坏会场环境的网络线材在“HZ”智能会议签到系统中是看不到的，整个系统的所有前后端设备通讯全部采用先进的64兆带宽的进口无线网络连接设备实行无线通讯，在确保通讯畅通无阻的情况下，不但大大减轻系统布置工作强度，减免网络布线的繁杂工作及大量的系统布置时间，而且使系统从此不在受会场环境的约束并保持会场的美观。

13、独特的即时拍照功能即将数码相机与任意一台前后端电脑直联，直接通过签到软件中即时拍照系统（选购）驱动数码相机拍摄，并即时存入人员数据库，整个过程不超过30秒；如配置即时证卡打印系统，就能实现即时制卡功能；从拍照到出卡，整个过程不超过1分钟。一改现有数码相机必须拍摄后，通过数据线与电脑连接将拍摄相片下传至电脑，再通过图像处理软件将相片加以修饰后存盘等繁琐程序，此功能实现了在会议期间，给百忙中的领导相片资料录入系统内或即时补办签到卡，又最大幅度减少占用领导时间。

14、证卡管理系统；只要是签到系统数据库内有的人员，都可按单位或所属证卡类别，生成与签到卡表面完全一致的证卡，此管理系统能有效的对所发签到卡实现数据库管理，达到所见即所得的效果同时能对签到卡进行实时校对及在需补办签到卡时，为即时制卡准备了打印前的一切资料。

15、即时证卡打印系统；如系统配置热升华证卡打印机，结合即时拍照系统与证卡管理系统，即形成一整套功能完善的即时证卡打印系统；能实现在数据库内即时图像录入、证卡生成，即时打印出卡等一系列功能。

16、会议信息通知发布系统；会智会议签到系统所具有的会议信息通知发布系统功能，将会议签到系统的作用充分发挥，签到系统通过会议信息通知发布功能，能在指定时间，将会议各项信息（如发布会议召开信息、会议召开时间等信息）发送到与会人员手机或电子邮箱，或按管理员设定时间对未到会人员及迟到人员通过手机或网络针对性发布未到会通知功能等。此项功能使会议签到系统不单单只是一个被动接受会议签到信息的数据记录软件，成为一个带主动提示的智能会议管理系统，为提高会议的人员到会率及与会人员的到会准时性做出积极工作。

17、后台编辑器；让只要熟悉OFFICE办公软件的电脑操作人员通过简短培训，即能对系统及软件进行数据库及界面任意设置及个性化修改；此功能最大限度的提高了软件及系统的使用范围，事实上，加上后台编辑器的“会智”会议管理系统已不是给用户单位提供一个单纯的会议管理应用软件，而是一个傻瓜型的会议管理系统编辑软件。
    “会智”会议管理系统后台编辑器是广州会智在应用软件规划、设计中最先进的软件设计思想体现；至今，还未看见第二家软件开发企业采用此种软件规划及设计方式进行软件设计。
    “会智”会议管理系统后台编辑器能设定自定义各类统计报表，自定义需设置各类数据库字段，自定义系统各类前台显示介面图像及显示内容信息。

18、多类型、多功能前台；会智签到系统除提供会议签到管理功能外，还具有如“资料领取台”、“报表显示台”、“座位查询台”等一系列功能强大的服务前台功能；
“资料领取台”   与会人员在资料领取台一刷卡，资料领取台即显示该与会人员资料及与其对应的所需领取的资料的代码或编号，此时，资料发放人员即可通过系统显示信息将相应资料袋拿出（用扫描仪扫描资料袋上的条码，系统立即记录此人已将资料领取）递交给此与会人员。整个过程方便，快捷，无差错。
“报表显示台”   独特的任意自定义报表功能可根据客户需求，随意定义各类型报表，丰富的报表显示台是会智签到软件显示强大功能的体现，系统内现有报表已基本涵盖省级、市级、县级、区及各类党委、政府、人大、政协等机关单位所需报表，如系统管理员对数据库有基本了解，能编写简单的SQL语句，认为系统报表还不能满足您的需求，软件后台编辑器所提供的“报表编辑器”能让你在不需专业公司支持及进行软件底层修改的情况下，在最短时间内，按需求自定义报表，系统即时生成。
报表显示台能在大堂专用报表显示器上显示，供相关人员查询；能远程传输到会场大屏幕上显示；能通过无线网络传输至主席台会议主持人查询电脑上让主持人任意查询到会信息。
“座位查询台”   专用的座位查询台只需与会人员一刷卡，即能显示您的座位号，配套会智最新研发的“座位出号机”，系统立即自动将您的座位号票打印出来，整个过程不超过5秒。

19、数字会议录音系统；会智会议签到系统还提供会议录音的功能，会智数字会议录音系统可选取任意一种声音来源模式，并且不需其他专用录音存储设备，即可将会议音频记录到会议主机内，由于采用硬盘录音，按现有电脑硬盘容量，几乎能实现无时段限制会议录音。且采用数字录音模式，声音效果真实，永久保存。

20、与会人员住房管理；自由设置房号、可设置住房人员数、住房安排防冲突设置。住房图生成图形化。作为会议签到外会议管理事项，极大方便及简化会务管理人员对与会人员的住房安排。

21、“HZ”智能会议签到系统是一个开放的系统，对外开放接口等等诸多功能，能让其他办公软件随意调用签到系统各方面数据，实现资源共享，为其他软件实现功能提供支持。